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经理信息系统

经理信息系统

经理信息系统(Executive Information System,EIS),人们通常也称其为主管信息系统,是服务于组织的高层经理的一类特殊的信息系统。EIS能够使经理们得到更快更广泛的信息。EIS首先是一个"组织状况报导系统",能够迅速、方便、直观(用图形)地提供综合信息,并可以预警与控制"成功关键因素"遇到的问题。EIS还是一个"人际沟通系统",经理们可以通过网络下达命令,提出行动要求,与其他管理者讨论、协商、确定工作分配,进行工作控制和验收等。

EIS是信息系统科学中的一个比较新的领域,特别是在我国,EIS的研究和应用尚处于初始阶段。因而,到目前为止,还没有一个被学术界普遍接受的严格的定义。1.1981年,Rocuart和Treacy通过分析20个经理的活动认为,与DSS相比较 ,DSS和EIS支持解决不同的管理任务,EIS是一类面向数据的系统,它主要被用来为第4代语言和菜单存取数据。

2.1983年,Scott Morton将EIS改称为ESS,它被用来向经理们提供信息,以改进他们的管理计划、监控和分析工作。与典型的DSS相比,这种EIS需要从企业内部事务处理系统(TPS)和外部的信息源获取大量的数据,建立比较大的数据库。他认为这是所有EIS都应具有的最重要的共同的特征。此外,他特别强调DSS中的模型是如此典型以致它不能满足经理们对它的柔性要求。而ESS更多的是面向数据的存取,而不是面向模型。3.1984年,Eliot Levinson首先拓宽了EIS和ESS的定义。他定义ESS是基于计算机的被设计用来辅助企业中的高层管理人员进行管理的系统。他第一次将ESS的功能扩展到数据存取和分析之外,包括了支持高层管理人员所有可能的管理活动。

4.我国研究工作者陈学广等认为,EIS是一个能满足组织高层管理者的使用要求和管理决策信息需求的计算机信息系统。

5.我国的其他一些研究者认为,ESS是以计算机为基础的面向经理个人的信息系统,除了以图文表格等多种形式为经理的工作提供有意义的内外部信息外,还为经理的通讯,分析,决策,组织等提供全方位的支持。

除了上述的这五种定义还有许多学者针对EIS的不同方面不同功能提出过许多不同的定义。

EIS让主管可以得到销售信息及其它资料,不必为一个特别的报告苦等数月。EIS 是个好思路,但在当时只限于高阶主管使用,且不和其它公司的信息系统联机。

较完整的EIS架构则会整合企业后端的系统,如ERP、财务、配销、人事、SCM、CRM及B2B等系统,并加上企业门户的功能和控管权限安全。

在70年代,已经有许多应用软件被开发并应用于决策支持。但与此同时却存在着三个主要障碍:管理者和计算机用户只熟悉少数几个系统;大多计算机应用需求来自组织的低层;软件的开发重点放在技术方面。由于这些障碍的存在,这些系统只能在较低的层次上带来效益,这些效益主要是增加了组织成员彼此间的交流和沟通,并建立起了组织决策的共同概念基础。

在80年代初期,随着计算机技术的发展和应用软件分析能力的增强,高层经理们看到了这样的一种可能性,即从传统上获得那些源自职员的信息转变到可以直接从计算机访问数据和求得分析。根据对美国16家企业的调查,有三分之一的高层经理使用计算机信息系统。如此迅速增长的原因主要是计算机价格的下降以及竞争的日益激烈。同时,高层经理对计算机的使用会促使组织中其它成员对计算机的应用。这时的EIS的主要目的是提供给高层经理更加有效的计划和控制信息。每个系统都有关于业务变化情况的重要数据,以便高层经理对竞争对手、客户和目标市场进行分析比较,并且可以在时间上进行跟踪。EIS可以使高层经理及时了解当前的业务状态并对未来的发展趋势进行预测,还可以应用分析模型进行有效的分析。

从90年代开始,人们对EIS的需求迅速增长,有半数以上的组织高层经理开始使用EIS。这时在技术上的主要趋势是个人计算机、局域网和万维网的使用。在这一技术背景下,商品软件公司越来越多,软件产品越来越先进。据统计,目前世界上有将50多家软件公司生产EIS的软件商品。

受惠于以个人计算机为基础的平台,快速地发展应用软件及人性化的图形接口,决策支持系统演进为企业信息系统(Enterprise Information System),也叫绩效评估系统(Performance Measurement System)。新的 EIS 系统,提供信息给组织内更多的人。

平衡计分卡则是在绩效评估的另一延伸,观念是由 Kaplan与 Norton根据其对许多发展出创新绩效衡量系统公司进行个案研究而得出的结果,于1992年提出。平衡计分卡观念主要是以平衡为诉求,寻找企业短期与长期目标间、财务与非财务数据间、落后与领先的衡量指标间、以及企业内部与外部绩效间的平衡状态。并以飞机驾驶为例,说明在复杂的企业经营环境中,要了解企业目前营运的现况,需透过像飞机仪表板方式来评估绩效,随时将营运情况回馈给企业中的相关人员,以在会计期间内做必要的营运调整,确保期末能达成目标。

主管决策信息系统,让主管经由信息工具的辅助,透过简单的图表,轻易的掌握决策所需信息,进而提高决策的命中率,达到目标管理、例外管理,以提升企业获利。

由雷达图中可同时掌握多个关键指标(KPI)的状况,可针对异常的指标,在图上点选向下展开(Drill-Down),运用分析模块工具来作分析,让主管很容易的就可掌握企业概况及问题所在,辅助主管作决策。

1.Web-based :透过Web,由浏览器就可连上系统,不用在客户端另外安装软件,使主管可轻易在企业里部署决策。

2.Intuitive & easy to use :直觉式且容易使用的操作界面,让百忙中的高阶主管,透过简单的表示方式,就可了解企业整体概况,不需额外付出学习成本。

3.Granularity of views :可提供主管各种角度的分析

(1)Executive view:决策者角度的分析,让决策者透过几个关键指标(KPI),就可掌握整体状况,提供决策者辅助决策的信息。 (2)Summary view:汇总的分析,让决策者透过各个分析的模块(如:趋势分析、排行分析),对个别指标进行细项的分析。 (3)Detail view:各个分析可针对异常状况,向下展开(Drill down),让决策者查明问题真相所在。

4.Extensible :易于延展,有容易使用的工具及组件,让主管可根据变动的信息需求,弹性发展系统的解决方案。

5.Rapid implementation :能够在几个星期内就快速建置,看到成果,达到快速回收投资(Rapid Return Investment)的效果。

随着EIS在组织中的不断成功,人们普遍认同了EIS的重要地位,但是EIS到底应该向何处发展?这是一个众多企业家和学者所关心的问题。

事实上,在当今日益加剧的竞争压力下,高速发展的技术和不断更新的管理观念给EIS带来了许多新的问题。为了解决那些富有挑战性的组织问题,作为支持高层经理工作的最为有效的信息系统,EIS必须满足以下要求,而这些要求的满足都依赖于EIS的不断发展和进步。

1.数据的外部化与智能化。

成功实现的EIS在取得内部数据和监测内部状态上己颇有成效,但对外部数据的取得仍十分有限,这与EIS倡导者的初衷存在着一定的差距。由于外部环境的复杂多变和外部数据的高度非结构化,在目前阶段的技术水平支持下,对外部的状态监测和数据访问比对内部的状态监测和数据访问要难以实现。事实上,在以往经验的基础上经理可能不把EIS作为正式的外部信息源,也对此不做出较高的期待。高层经理宁愿自己去做大部分的外部信息监测,并且认为其中有一些只有他们才能看得出的微妙之处。此外,在自动地从外界大量的繁杂数据中智能化识别和析取经理需要的信息方面,EIS系统的能力还很弱。EIS既然是对范围广、结构化差、多变的经理活动提供支持,数据的外部化和智能化是必不可少的。在市场全球化趋势下,组织管理的重心也逐渐外移,经理处理外部信息的比重将不断上升。随着信息技术的发展,新的数据获取与处理技术,如数据仓库(Data Warehouse)、数据挖掘(Data Mining)和数据集市(Data Market)的出现,EIS中的数据的外部化和智能化方面将有所加强。

2.结构的柔性化和灵活化。

变化是当今的信息系统所面临的最基本的挑战之一。业务流程重组、竞争者变动、组织联盟、新技术的采用、老系统的移植等一系列变化因素正改变着组织的信息技术环境。缺乏柔性的信息系统已成为组织成功的严重障碍。逐步提高组织信息系统的柔性及适应能力已经成为了为变化率日益增长的组织提升应变能力的必由之路。柔性是组织在剧变的环境中发展及立于不败之地的不可缺少的能力。柔性的企业需要柔性化的信息系统。EIS集中于满足高层经理战略决策信息的需求。它侧重于对外部信息与内部信息的提炼以及对高层经理办公业务的辅助,其特点在于根据高层经理的需要和习惯裁剪信息产品形成自己的视图,其处理的信息对象是高度非结构化的。由此可见,EIS的本质决定了对该系统的柔性化和灵活化的要求。

3.系统的协作化和分布化。

新时期动态的组织环境和信息技术使得组织向扁平化和集成化发展,出现了许多新的组织结构。这意味着在组织的各项工作中涉及到了更多的信息与更大程度的沟通,需要不同于传统的信息系统的支持。这都表明对组织协作和权力分布提供支持的信息系统时代的到来。传统意义上的EIS被定义为仅仅供少数高层管理者使用的系统,其目前的应用仅限于组织中的关键人物,由此导致的应用上的非经济性是显而易见的。由此看来,使这种面向少数组织成员的信息系统扩展到其他的知识工作者是十分必要的。许多情况下,只要能使组织成员的工作表现有显著的进步,EIS完全可以扩展到组织的较低层次。EIS开发技术的成熟化将降低成本,从而可以扩大用户层面。在未来扁平化网络化的组织结构中,EIS的协作化和分布化将是必然的趋势

完善的MIS具有以下四个标准:确定的信息需求、信息的可采集与可加工、可以通过程序为管理人员提供信息、可以对信息进行管理。具有统一规划的数据库是MIS成熟的重要标志,它象征着MIS是软件工程的产物。通过MIS实现信息增值,用数学模型统计分析数据,实现辅助决策。MIS是发展变化的,MIS有生命周期

MIS的开发必须具有一定的科学管理工作基础。只有在合理的管理体制、完善的规章制度、稳定的生产秩序、科学的管理方法和准确的原始数据的基础上,才能进行MIS的开发。 因此,为适应MIS的开发需求,企业管理工作必须逐步完善以下工作: 管理工作的程序化,各部门都有相应的作业流程; 管理业务的标准化,各部门都有相应的作业规范; 报表文件的统一化,固定的内容、周期、格式;数据资料的完善化和代码化。

管理信息系统的战略规划制定一般应包括以下步骤

第一步,确定规划的基本问题,如规划的年限、规划的方法,确定集中式还是分散式的规划等。

第二步,收集初始信息。包括从各级干部、卖主相似的企业、本企业内部各种信息系统领导小组、各种文件以及从书籍和杂志中收集信息。

第三步,现存状态的评价和识别计划约束。 包括目标、 系统开发方法、计划活动、 现存硬件和它的质量、 信息部门人员、运行和控制、资金、安全措施、人员经验、手续和标准、中期和长期优先序、外部和内部关系、现存的设备、现存软件及其质量,以及企业的思想和道德状况。

第四步,设置目标。主要由总经理和计算机领导小组来设置,包括服务的质量和范围、政策、组织及人员等,它不仅包括信息系统的目标,而且应有整个企业的目标。

第五步,准备规划矩阵。列出信息系统规划内容之间相互关系所组成的矩阵,确定各项内容以及它们实现的优先顺序。

第六步,第七步,第八步,第九步,是识别上面所列的各种活动,判断是一次性的工程项目性质的活动,还是一种重复性的经常进行的活动。由于资源有限,不可能所有项目同时进行,只有选择一些好处最大的项目先进行,要正确选择工程类项目和日常重复类项目的比例,正确选择风险大的项目和风险小的项目的比例。

第十步,确定项目的优先权和估计项目的成本费用。依此编制项目的实施进度计划第十一步,然后在第十二步把战略长期规划书写成文,在此过程中还要不断与用户、信息系统工作人员以及信息系统领导小组的领导交换意见。

写出的规划要经第十三步,总经理批准才能生效,并宣告战略规划任务的完成。如果总经理没批准,只好再重新进行规划。

国际标准化组织ISO在1979年提出了用于开放系统体系结构的开放系统互连(Open SystemInterconnection, OSI)模型。这是一种定义连接异种计算机的标准体系结构。OSI参考模型有物理层、数据链路层、网络层、传输层、会话层、表示层和应用层七层,也称七层协议。

单个信息系存在具有一般意义的层次模型:物理层、操作系统层、工具层、数据层、功能层、业务层和用户层。信息系统的结构模式有集中式的结构模式、客户机/服务器(C/S)结构模式和浏览器/服务器(B/S)结构模式三种

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