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商务会议

商务会议是指带有商业性质的会议形式。一般包括:新产品宣传推广会、大型的培训沟通会议、上市公司年会、招股说明会、项目竞标会、跨国公司年会、集团公司年会、行业峰会、企业庆典、 新闻发布会、巡回展示会、答谢宴会、商业论坛、项目说明会、项目发布会等。

会议是做生意的重要一部分。 如果你是在一家国际企业工作的话,大多数的会议将会用英语(论坛)进行。无论你是召开会议还是出席的人,用以下的这些短语为商务会议的各个阶段做好准备。 问候/开场白不管使用何种语言,会议的基本机构通常是一致的。 并且会议通常多会以问候开始!在英语中,你将使用更正式的"Good morning"或"Good afternoon"而不是"hello."接着,如果你是召开会议的人,你将需要宣布会议正式开始。例如i>"Good morning. It looks like everyone's here, so let's getstarted."陈述会议目的接着,你必须提醒每个人此次会议的目的是将谈论那些商务内容。 如果你是负责人的话,就说:"Our goal today is..."你还可能听到的短语有"Our goal today is..."或是i>"I've called this meeting to..."然后以简短的解释结束。例如"We're here todayto discuss last quarter's sales figures. 你必须在提出新的内容前回顾一下以前的一些信息。 这就是为什么某人将会朗读minutes from the previous meeting。Minutes是会议的一份正式记录。在朗读记录前要说"To begin, let's quickly go over the minutes from our lastmeeting.""Go over"的意思是回顾某事并常使用在商务语言中。介绍日程表和需要讨论的内容是谈论新的商务内容的时间了,一份谈论内容清单称做"agenda."会议的召开者将大家的注意集中到agenda. 上。 他们会说"Please look at your copy of the agenda. There are xx items onthe list today. Let's start with number xx."然后,成功的会议关键是使之按项目一一进行。该移向下一项内容时,就说"Now that we've discussed..., let's move onto...""Move on"通常用在商务场合中意思是开始新的议题。

交互式电话会议

交互式电话会议非常经济,他可以经常召开;这种会议方式实现起来非常简便。与视频会议不同,交互式电话会议只提供多方语音的交流,不需要看见每个人的面容。

交互式电话会议的特点:经济实惠、使用方便、管理简易、容量庞大、功能强大。

实现方式(1)用户向通信公司提出会议要求,由通信公司为用户分配会议接入号码。

(2)系统可通过密码鉴权方式对所有与会者进行身份鉴别。

(3)会议主持人既可通过话机终端,按相应功能键完成会议主持功能,也可以通过电脑连接到会议平台,通过WEB界面完成主持人操作;与会者可利用话机终端申请发言和讨论。

互联网视频会议

互联网视频会议系统是基于互联网的数据会议形式它最大的特点就是可以实现音频、视频、数据、图像、程序的远程同步共享,因此常常用于特定的汇报或研讨性会议,完全可以达到现场演示的效果;此外,在以下这些领域,互联网视频会议也得到了广泛的应用:

● 远程政务:政府机关的远程会议、远程报税、远程报关、远程审案等;

● 远程商务:远程会议、员工培训、远程洽谈、远程股评、产品发布、远程会展、远程拍卖等;

● 远程教育:远程教学、远程培训、远程研讨;

● 远程医疗:远程会诊、远程手术观摩;

● 其它应用:远程监控、远程调度、远程采访、可视聊天......等等。

“非典”期间,互联网视频会议逐渐成为中小企业客户解决沟通问题的主要选择。

互联网视频会议实现的功能

互联网视频会议不仅可以满足用户音频、视频、数据、图像、程序远程共享的需求,系统同时具有强大的会议管理、会议辅助功能,用户可以展开丰富多样的会议讨论,就某项具体的方案或计划进行演示、汇报,最大限度地实现对会议的自助管理。

实现方式

终端设备条件:用户可根据会议需要和自身条件,选用“专用会议室终端”、“桌面型终端”以及 “基于PC机的固定及可移动式会议终端”。

通信线路条件

个人用户需要具备宽带线路(ADSL或FTTX+LAN);单位用户采用专线方式接入(可以是SDH数字电路、ADSL专线、FTTX+LAN专线、DDN专线等)。为保证会议效果,要求接入速率(包括移动终端)不低于384Kbps。

专线电视会议

专线电视会议专门适用于公司年会、展示会等重要的大型会议,由于此类会议规模大、规格高、影响广,因此对音/视频的质量要求都是最高的,采用高清晰度、高可靠性的专线电视会议系统与之匹配,能够确保最佳的会议效果,保持真实的现场感。

实现方式

客户既可至当地通信公司会议室召开会议,也可采用外延通信线路的模式在客户端召开会议,如果在客户端召开会议则需要满足以下条件

系统设备条件

编解码器、MCU(多点控制单元)、光端机(以上设备由通信公司配置);调音台、导演切换台、摄像机(以上设备客户自备)。

通信线路条件:外延会场可以采用光纤或者SDH的方式接入。

ISDN电视会议

应用范围

ISDN电视会议一般以点对点形式出现,能够满足点对点的会议需求,由于其资费低廉,外资企业的在华公司常通过ISDN电视会议系统与国外分支机构及合作伙伴进行会议交流,国内外机构也频频借助ISDN电视会议系统开展远程招聘。

实现方式

系统设备条件:ISDN电视会议业务要求对端设备与本端设备协议一致,标准统一,并采用H.263标准作为视频编码标准、H.320作为电视会议标准即可点对点传播。

通信线路条件

如果外延会场采用ISDN方式接入,要求会场具备3条或3条以上的ISDN线路。 会议是做生意的重要一部分。如果你是在一家国际企业工作的话,大多数的会议将会用英语(论坛)进行。无论你是召开会议还是出席的人,用以下的这些短语为商务会议的各个阶段做好准备。 问候/开场白不管使用何种语言,会议的基本机构通常是一致的。并且会议通常多会以问候开始!在英语中,你将使用更正式的"Good morning"或"Good afternoon"而不是"hello."接着,如果你是召开会议的人,你将需要宣布会议正式开始。例如i>"Good morning. It looks like everyone's here, so let's getstarted."陈述会议目的接着,你必须提醒每个人此次会议的目的是将谈论那些商务内容。如果你是负责人的话,就说:"Our goal today is..."你还可能听到的短语有"Our goal today is..."或是i>"I've called this meeting to..."然后以简短的解释结束。例如"We're here todayto discuss last quarter's sales figures."回顾以往的商务情况因为会议常常是用来处理一些正在进行的商务,你必须在提出新的内容前回顾一下以前的一些信息。这就是为什么某人将会朗读minutes from the previous meeting。Minutes是会议的一份正式记录。在朗读记录前要说"To begin, let's quickly go over the minutes from our lastmeeting.""Go over"的意思是回顾某事并常使用在商务语言中。介绍日程表和需要讨论的内容是谈论新的商务内容的时间了,一份谈论内容清单称做"agenda."会议的召开者将大家的注意集中到agenda. 上。他们会说"Please look at your copy of the agenda. There are xx items onthe list today. Let's start with number xx."然后,成功的会议关键是使之按项目一一进行。该移向下一项内容时,就说"Now that we've discussed..., let's move onto...""Move on"通常用在商务场合中意思是开始新的议题。结束会议结束会议需要一些短语:总结谈论过的议题,感谢各位的出席,并且宣布散会。这并不难!要总结的话,就可以以"To sum up, we've determined the sales figures could be betterand discussed solutions."然后,感谢大家的出席"Thank you all for attending/coming."Let everyone knowit's okay to leave with, "The meeting is finished."最后,如果今后还会有会议的话就可以说,"We'll seeeveryone next..."

会务组
  1、提前确定会务组房间号,并通知参会来宾。
  2、会务组门牌明显标识,便于来宾寻找。
  3、建立酒店与会议团队的沟通桥梁。
  4、24小时值班制,解决参会来宾各类疑难问题。
  5、开通网线便于与外界联络。
  6、安排必要办公设备办公软件及办公用品,方便来宾使用。

数据统计
  1、确定标准服务用语,提供优质服务。
  2、根据客户提供来宾名单,准确了解来宾会务信息。
  3、根据临行更改信息,及时调整相关数据。
  4、准确安排接机、接站、住宿、用餐、VIP陪同及参会工作。

交通服务
  1、按照数据统计时间,准确接送来宾。
  2、根据来宾数量,合理安排车辆。
  3、车辆张贴明显标识,便于来宾寻找。
  4、途中安排矿泉水及当天报纸,提供贴心服务。
  5、安排值班车辆,处理应急事件。
  6、大型客车配备服务人员及各类设施,设施包括:音乐及DVD光盘、垃圾袋等。
  住房
  1、重要来宾房间提前查房,设施包括:卫生、温度、气味、网络、电视、冰箱、淋浴、马桶。
  2、服务包括:欢迎卡、会议资料、鲜花、水果、报纸及特殊需求。
  3、协助酒店办理来宾入住登记及退房手续。
  4、每日根据日程安排,确定标准语言,通知酒店总机叫早。
  餐饮
  1、根据流程安排之路水牌方便客户寻找用餐地点。
  2、提前检查各餐及茶歇准备状况,确保按时开餐。
  医疗保障
  1、配备医疗人员,解决突发事件。
  2、提前购买常备药品,种类包括:感冒、消炎、晕车、呕吐、腹泻、创伤、止痛、解暑、酒精、碘酒、氧气袋等。
  3、基本设备包括:体温表、听诊器、手电筒、棉签等。

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