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管理效率

管理效率是运用投入产出分析工具研究管理状况的一种科学方法。

据1995年中国企业家调查系统调查,60-的企业管理者认为,企业经营管理是搞好企业的关键。管理是制约和决定企业效益的重要因素,管理水平的高低关键取决于管理效率的状况,较低的管理效率很难使企业获得较高的收益回报;较高的管理效率一般与较好的企业效益相一致。管理效率与企业效率和效益存在着大体一致性的正相关关系。因此研究企业管理问题,不能不把管理效率放在突出的位置给予充分的认识和把握。

由于效率本身并非是充分的实证分析,所以它在很大程度上也是一种价值分析。在现实企业管理中,管理不可能完全没有效率,没有效率的管理是不能长久存在的,这如同没有生命力的肌体必定死亡一样。管理效率分析只研究现实的管理状况,只研究管理效率高低的原因及其对策,为企业管理提供科学、有效的效率分析方法和提高管理水平的途径。

管理效率并不是一个新的管理理论问题,它是伴随着科学管理的产生而被提出来的,是科学管理的重要内容和基本原则。研究一下管理思想史,会发现,科学管理产生的主要动因是企业(工厂)对管理效率现状不满,产生了新的管理效率的要求和愿望。科学管理的奠基人泰罗,首创科学管理理论的直接原因,就是他对工厂的管理现状不满,认为很多工人做工时在“磨洋工”,在工作时间内远未尽其所能;管理人员没有科学管理的规划,仅凭经验行事,纪律涣散;工厂中劳资关系紧张,充满敌对情绪,相互不协作,归根结底,工厂管理效率低下,急需寻找一种每个工人从事劳动的“最佳方式”和工厂管理工人的最有效率的方法。

泰罗把管理效率作为其科学管理理论追求的基本原则和目标,他认为,工人劳动应当存在一种“最佳”工作方式,管理人员应当去发现、寻求并确定下来“最佳方式”,使工人按照“最佳方式”完成每项工作。具体到生产管理中,管理人员通过观察研究和实验,把工人的每项工作首先分解成一些最简单的要素(如手和臂的动作),对每个分解要素逐一研究,剔除多余要素,把必要的要素重新组合起来,构成工人能够恰当地、最有效率地模范完成工作的最佳方式。1898年,泰罗受雇于伯利恒钢铁公司研究提高一个大型机工车间的产量,他进行了著名的搬运铁块和使用铁锹等的研究,这些都是提高管理效率和劳动生产率的良好实例。在搬运生铁块研究中,泰罗首先进行一系列试验,表明,工人每天实际搬运的约12.5英吨的生铁块,完全可以通过对搬运操作进行规范、更好地挑选工人,并应用改进的操作方法训练工人等,使生铁块的搬运量提高4倍,达到每天搬运约47.5英吨。在工人铲铁矿石和煤末的试验中,泰罗首先系统地研究了铲的操作活动,又特别设计了各种规格的铁锹,采用了周密的派工制度、监工制度,研究了铲各种原料的最好姿式和方法,结果非常出色,堆料场的劳动力从四百到六百人减少到一百四十人,每人平均日操作量从16吨提高到59吨,每吨的操作成本从7.2美分降低到3.3美分。据此,泰罗提出科学管理的五项基本原则:1、用科学的方法取代仅凭经验的方法;2、在集体活动中取得一致和协调以取代不一致;3、实现人们的彼此合作以取代混乱的个人主义;4、为最大的产出量而劳动,而不是限制产出量;5、尽最大可能培养工人,使他们自己和工厂都获得最大的利益和成就。

哈林顿埃默森进一步明确提出管理效率是科学管理的核心,并对管理效率进行了深入研究,提出了12项效率原则。法约尔在对管理过程研究后认为,成功的管理人员如想保持较高的管理效率,必须在工作中遵循经过验证行之有效的管理原则,他列出了实行分工和专业化、给管理人员权力等14项管理原则。现代管理科学为提高管理效率把最新的科研成果应用于管理活动,特别是统计学和计算机技术的应用,使管理活动最大程度地数学化和模型化,增强了管理活动的客观性、规律性、必然性,极大地提高了管理的效率。

不同的管理方式、管理手段具有不同的效率结果;同一种管理方式在不同的社会历史条件下所产生的管理效率也不尽相同。为了取得较高的管理效率,就产生了管理方式、手段的选择问题。对不同管理方式的认同是管理理论分歧的根本原因。近现代管理史上,管理理论和管理流派纷繁,但最基本、影响最大的只有两家,一是科学管理理论(学派),一是人文管理理论(学派)。科学管理由泰罗首倡,对社会生产乃至人类社会发展具有重大影响,它的理论基础是“经济人”的假设,解决的基本关系是人与机器的关系,管理的对象是效率、最大利润问题,管理的工具是秒表、计算尺、现代统计学、计算机网络,管理的重心是纪律、制度、规范性、标准化。人文管理与科学管理的基本原则相反,其理论基础是“社会人”,解决的基本关系是人际关系,管理的对象是优质服务,管理的重心放在价值观的培养上等。

科学管理与人文管理分歧的根本原因是管理效率获得的条件的变化,即社会历史条件和经济技术水平的改变。科学管理是“经济时代”的产物,在经济为中心的时代具有较高的效率。科学管理产生于19世纪末20世纪初的美国,当时,资本主义美国正处在原始资本积累时期,社会混乱、人民生活贫困、社会贫富不均,资本家不择手段地追逐最大利润;物质生产和消费是社会主导价值观念,生产状况的改善是社会的热点和焦点。因此,科学管理认为,物质刺激最能调动人的生产积极性、提高生产效率。随着科技的发展、经济的繁荣,人民生活水平得以极大提高,特别是“二战”后,美国资本主义经济空前高涨,社会物质财富极大丰富,人们的消费观念由物质型向文化型转变,物质刺激已不像从前那样令人心醉神迷了,工资和福利也失去了往日的吸引力。怎样在变化了的社会历史条件下提高生产效率成为管理人员普遍关心的话题。经过梅奥等人进行的著名的“霍桑实验”,人文管理理论应运而生,它把人际关系的改善、价值观的培养、情感投资、自由创造性等作为从事管理、提高效率的主要手段。人文管理是“文化时代”的产物,它在以文化需求为重心的社会具有较大效率。

1、崇尚物质消费的时代(社会);

2、机械化和手工操作的生产技术,即“体力型”的生产劳动;

3、人们把工资、福利、奖金作为最大的需求和社会活动的主要目的;

4、发展经济是社会的中心议题,国民生活水平较低;

5、社会科技、教育较不发展,国民文化素质较低等。

1、文化、环境同经济一样为社会所关注,国民生活充裕;

2、物质消费热开始降温,文化消费、时间消费成为热点;

3、自动化广泛应用于生产和生活领域,即“智能型”现代生产形成;

4、创造性和人生价值成为人们从事社会活动的主要目的;

5、社会科技、教育水平较高,国民具有较高的文化素质等。

管理效率是管理制度或荣或衰的重要标志。制度发展,事实上必然表现为管理效率的提高,反之,则是管理效率的下降。纵观企业发展史和社会发展史,我们会认识到无论是企业制度或是社会制度都与管理效率保持着正相关的一致性,都可以通过管理效率的高低窥视到管理制度的兴衰轨迹。较高管理效率必然为较先进的管理制度所拥有,较低的管理效率必然与落后的不合时宜的管理制度相伴随。

即手工业工场制、近代工厂制度和现代公司制度

企业制度的更迭变迁的内驱力就是对更高的管理效率自然追求的结果。工场手工业是早期资本主义的基本生产方式,西欧从十五世纪到十八世纪,主要是由手工业工场进行商品生产的。手工业工场与中世纪的手工业作坊不同,手工业工场是资本主义生产方式,是进行商品生产的单位,它的规模校大,产品生产实行了较细的分工协作,并在部分工序生产上采用了机器机械。在手工业工场中,管理效率较低,场主既是工场的所有人,又是工场的管理人员,大部分还充当着师傅的职能。场主为提高生产效率,采用的较为普遍的管理方法是投入更多的劳动量,特别是延长工人的劳动时间和增加工人的劳动强度。随着欧洲市场的开发拓宽和世界贸易的繁荣,工场手工业生产应接不暇。场主为降低成本、扩大生产,在投入更多劳动量的同时,在技术革新上寻找提高劳动生产率的方法。工业革命就在技术革新中孕育产生了。英国纺织业的技术革新标志着工业革命的开始,珍妮纺织机的发明,大大提高了纺织业的生产能力和工作效率。蒸汽机的发明制造,解决了机器生产的动力问题,成为工业革命的先导。工业革命的浪潮从英国迅速波及蔓延到欧洲大陆,又远跨重洋席卷美国。十八世纪的工业革命使资本主义手工业工场过渡到机器大工业,使现代企业管理取代了手工业的工场管理。工厂制度和大工业生产呼唤着更有效率的科学管理制度、管理思想和有才干的管理人才。由此,产生了早期工厂管理专家罗伯特欧文、查尔斯巴贝奇、夏尔迪潘等。工业新技术的运用和大机器工业的飞速发展,导致了大量生产和大量分配,最终使早期工厂制度再容纳不下高效率生产的发展,使公司制应运而生。公司制为生产力发展提供了一个更广阔的天地,也为新的管理方式的产生奠定了坚实的基础。1919年,美国合股公司已占全国总企业数的31.5-,它雇佣了80-的工资收入者,生产总值占企业总产值的87.7-(注:福克纳(美):《美国经济史》下册,商务印书馆,第37页。)。公司制产生了管理阶层并促进了科学管理理论的建立,同时,公司制为科学管理效率的发挥提供了宽广的舞台,把管理推向一个前所未有的新的效率高度。

从社会制度上来看,社会管理效率也是与社会制度荣辱与共的。新兴社会利益集团初步走上社会历史舞台所建立的新的社会制度,一定程度上总是代表着社会整体利益和社会进步的方向,奴隶社会、封建社会、资本主义社会在其制度确立初期,都保持了积极、进步、向上的一面,不同程度地适应了社会生产力发展的要求,促进了社会文明的提高。在社会管理上也表现出一些高效率的特征,如社会稳定、吏治清廉、人民安居乐业、社会繁荣发展等。一旦社会利益集团走向没落,社会制度开始衰败,社会管理出现低效率现象,如社会停滞不前,经济萧条、官场腐败、民不聊生、盗贼烽起、人民怨声载道、社会动荡不安。统治集团也由初期的大度、开明、公平、惜民,变为狭隘、阴险、黑暗、扰民,甚至为维持少数统治者的利益,不惜血本动辄挥舞锁链和刺刀,对付水深火热中的民众;动辄查封书刊、“焚书坑儒”、搞文字狱,以罢黜百家,统一社会思想,压制言论自由。管理效率与管理制度是逻辑与历史的辩证统一关系。效率是历史演进中的自然法则,是社会生产力的表现;制度是历史演进中的社会法则,是生产关系的体现。效率是制度选择的根本标准,只有较高效率的制度才可能成为现实中的制度;制度是效率的条件,先进的与效率相适应的制度,可以促进效率提高,落后的与效率不相适应的制度,阻碍效率的发展。旧的制度到一定程度必然会被具有更高效率的新制度所取代。

低效率管理必然影响企业管理绩效,从而造成企业的低效益,甚至严重亏损。据有关部门对2000多家亏损国有企业调查,其中由于经营管理不善造成的亏损占2/3以上(注:吴邦国:《深化改革,强化管理,着力提高经济增长的质量和效益》,1995年3月26日《人民日报》。)。同样的经营环境、同样的产品、同样的技术设备,为什么有的企业亏损,有的企业盈利?其中,关键的原因在于企业内部管理状况和水平不同,归根结底,是有的管理效率高,有的管理效率低。凡是亏损企业、效益较差的企业,往往表现出内部管理混乱、人浮于事、管理机构叠床架屋、管理人员明争暗斗、管理机关指挥失灵、产品经营不稳定、劳动纪律松懈等共有的管理低效性。提高管理效率是提高企业效益、改善管理绩效的必要条件,企业管理人员务必充分认识管理效率在企业经营管理中的重要作用。

改革开放十几年来,经过社会主义市场经济的洗礼和管理现代化建设工作深入开展,我国企业管理已向现代科学管理的方向前进了一大步,管理水平明显提高、状况有较大改善,一批高学历的青年管理人才开始进入高层管理,企业管理手段和设备基本完成现代化,出现了一批成就卓著的企业家等。但是,企业管理总的情况不容我们沾沾自喜,管理人员整体年龄结构偏大、知识老化、基础管理薄弱、领导体制不顺、政出多门等现象并未得到根本扭转,仍旧或直接或间接地制约着管理效率的提高和企业效益的提高。企业管理水平不高,成为我国企业走向市场,增强竞争力,提高经济效益的薄弱环节。一份抽样调查表明,45-的企业基础管理、37-的企业专业管理和53-的企业现场管理有所滑坡(注:《改进加强企业管理迫在眉睫》,1996年9月23日《经济日报》。)。我国低效率管理的主要表现和原因是:

1、管理成本过高。高投入、低收益无疑是管理低效的集中表现。造成管理成本过高的主要原因是多种多样的,主要有,一是机构重叠臃仲、人浮于事、冗员过多。经过前些年的经济体制改革和机构精简,企业机构的确有所减少,国有大中型企业一般由20-30多个科室减少一半,但是有些机构还可以再精简,还有多余设置。有一企业职工编了一段顺口溜形容机构重叠:一套班子两块牌(总公司与股份公司并存)、三个巨头(董事长、总经理、党委书记)四分五裂、六驾马车(两套党、政、工会)七嘴八舌。机构重叠,必然造成冗员过多,湖南某钢铁股份有限公司,管理人员占到职工人数的1/5;中原某县公安局设正副局长12名,水利局正副局长11名。过多的机构和人员必然增加管理费用,提高管理成本。二是浪费严重。据报道我国每年吃喝招待费高达2000亿;又据报道,从60年代起,政府下发有关禁止公款大吃大喝文件已有120多份,1988年以来有30多份,平均2个月一份。还有其他诸如更换豪华轿车、装修办公室等名目繁多的铺张浪费,对提高管理成本起着不小的促进作用。三是大量闲置的办公设备。如未充分利用的办公自动化设备、电脑等;很多情况下,办公室的电脑闲置着或仅作为打字机、游戏机使用。四是三乱费用。企业的三乱现象仍十分严重,如某市矿务局一次被催要人防建设费387.8万元。这些费用,企业多数计入管理费用。五是机会成本过高。企业的管理成本不仅仅表现为管理费用等物的形态,也表现为过高的机会成本和精神、智力等过高的无形费用。这种费用,虽然不能直接用物的形式测量和度量,但所表现的成本却是较高的,如人才的浪费,智力的闲置,精神代价等。

2、管理体制安排不合理,不科学。不合理的制度安排,会造成管理成本的上升、收益的下降。首先是体制的非效率安排。一种体制安排如果不是以效率为标准,而是以某种非效率的原则为标准,必然会造成效率的损害。如计划体制下的工厂制度,往往把政治目标放在首位,把经济目标,特别是利润目标放在第二位。这种脱离企业性质的制度安排必然会损害企业管理的效率。其次,效率体制安排是一个不断完善的过程,即帕累托改进的过程,如经济体制改革、企业重建等,不存在一个一蹴而就、恒久不变的制度。再次,权力制衡造成的推诿扯皮,文山会海,踢“皮球”式的办事方式。前些年,贵州一家工厂意与瑞典某公司签订一份合资合同,层层报批,盖了70个公章还不算数,结果加盖了270个公章。又据经济日报报道,一位厂长为办一件事,10个月跑有关部门审批加盖391个公章,还未完事。

3、管理主体素质有待提高。较低素质的管理主体必然会制约管理效率的提高。其主要表现为,一是管理主体的文化、技术素质较低,我国企业职工有大专以上学历的仅占3-,据河南省第三次工业普查资料,全省1995年乡及乡以上工业企业中,大专以上文化程度的占6.0-,中专程度的占4.8-;技工程度的占6.5-;高中程度的占28.9-;初中程度的占45.2-;小学程度及不及小学程度的占8.6-。而日本企业职工中大学学历的占39-以上。二是组织纪律观念差。由于我国企业管理中一直以经验管理和入文管理为主,铁的纪律观念远未形成,影响管理的效果和管理效率。三是长官意志,以言代法,以言废法,管理者有法不依、有章不循,诸侯割据意识浓厚。一方面,企业的自主权难以落实,如据调查企业劳动用工权落实26.3-,人事权落实36.1-(注:《河南省第三次工业普查公报》,1997年1月29日《河南日报》。);另一方面,厂长、经理的权力失去制约,出现穷庙富方丈等企业经营管理的违法乱纪现象。

4、较低的管理收益。长期以来,我们在企业管理和社会管理中有一种偏向,即重投入轻产出,只管做了没有,而不管做的实际效果怎么样。在企业管理中重企业产值,轻利润;重劳动投入,轻劳动生产率的提高;重量的扩张,轻质的提高等。在社会管理上则集中表现为经济上的重复、盲目建设,胡子工程、搞无效投资等。管理低收益不仅仅表现在物质形态上,也表现在精神收益上,如社会风气败坏、道德滑坡、自私自利严重、社会公德意识薄弱、职工集体观念削弱、生产劳动积极性创造性及主人翁意识下降等。

5、管理方式落后。我国企业管理方式一直处于较为落后状态,改革开放初期,我国企业管理界不知科学管理为何物,近几年,又热烈追求所谓的企业文化等人文管理,使企业管理基础受到削弱,出现基础管理下滑45-的严重局面。我国企业界一定要从企业管理实际出发,从职工价值观和心理状况实际出发,选择最有效的管理方式和手段。

1、完善科学的管理体制。管理体制是管理活动得以高效运行的基本条件和基本原则,其制度安排的合理与否,直接制约着管理效率和管理绩效的提高。从企业领导体制对企业活力状况的制约情况看,据调查,活力强的企业,实行厂长负责制的53.29-、党委领导下厂长负责制的2.82-、党的一元化领导的18.05-等(注:张晓文:《国有企业活力影响因素现状及分析》,《管理世界》1994年第6期。)。又据国家计委1993年调查,企业亏损政策方面的和宏观管理的原因分别占9.09-和9.20-。企业经营者认为,亏损企业39.6-是由历史债务负担造成的(注:《企业亏损内因谈》,1994年6月6日《经济日报》。)。科学的管理体制,首先要正确区别企业单位和社团单位性质,认识到企业组织是以赢利为根本目标的经济组织,必须把效率放在首要的地位,并作为企业管理的根本原则;其次,按照市场经济原则和科学管理原则,不断改进和完善管理体制,使管理体制经常保持活力。

2、建立科学、务实、有活力的企业管理文化。管理文化既是企业管理的精神环境又是企业管理的基本方法,与管理效率密切相关。我国企业需要建立的管理文化是与市场经济相一致的科学有效的管理文化,主要包括六大观念:(1)市场观,以市场需求和市场销售为导向,决定企业的生产和经营,市场是企业经营管理的第一原则,是企业生存发展的根本标准;(2)效率观,效率是企业的生命,是衡量企业管理优劣的标准;(3)质量观,高质量的产品和服务,是决定企业生命的法宝;(4)人才观,人才是企业发展的第一要素,得人才者得天下;(5)风险观,风险和失败是成功之母,成功总伴随着风险;(6)竞争观,竞争是活力的源泉,没有竞争就没有活力,社会就会走向一潭死水,固步自封,最终会走向灭亡。

3、选择一套适合实际的管理模式。以效率为标准,我们认为,科学管理应该成为我国管理模式选择的重心。经济时代科学管理最有效率,我国还处在“经济时代”,经济工作还是我国的中心工作,落后的生产力与人民群众物质文化需求的矛盾还是我国的基本矛盾,物质消费仍是我国职工消费的热点,工资、资金、福利仍是调动职工生产积极性的有效手段,尽快致富是我国当前主导价值观念;一项调查表明,影响职工生产积极性的20项各种因素中,工资居首位。文化消费尚未成为我国社会主导消费趋向。大量资料表明,我国居民文化消费在整个消费结构中的比重呈逐年下降的趋势。我国工业生产力还处在机械化时期甚至手工操作还占相当大的比重。80年代中期我国工业企业自动化程度仅占2.4-,近些年,生产设备情况虽大大改善,但整个工业生产力水平还比较低。我国职工科技文化整体素质较差,比较适宜科学管理。我们强调管理模式上选择科学管理,并不排斥个别企业采用人文管理方式。效率是管理选择的第一标准,企业家、管理人员有权根据效率实现情况选择适宜的管理方式和手段。

4、造就一批高素质的管理专家队伍和企业家阶层。企业家阶层是科学管理得以推行的基础和前提,是企业提高经营管理水平和企业效益的关键因素。中国企业家调查系统公布,企业经营者认为,搞好企业的关键是选聘好优秀企业经营者。

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